Peur d’avoir atterri en terre inconnue sans Frédéric Lopez ? N’aie crainte, un guide est là pour toi ! Après quelques haltes, l’univers de la facture n’aura plus aucun secret pour toi. Itinéraire …
PREMIÈRE ETAPE : PETIT DÉTOUR PAR LES RÉGLEMENTATIONS EN VIGUEUR
Avant de s’aventurer dans d’obscures contrées juridiques, quelques précisions élémentaires s’imposent. La facture fait l’objet de deux réglementations, économique et fiscale. Au gré des réformes, s’est opéré un véritable rapprochement.
La réglementation commerciale impose l’obligation de facturer à chaque prestataire, fournisseur ou intermédiaire dès lors qu’il agit pour son compte. La facturation est obligatoire lorsque les opérations auxquelles elle se rapporte s’inscrivent dans les besoins d’une activité professionnelle. Certains secteurs d’activité en sont dispensés comme les banques.
La réglementation fiscale, soucieuse du respect des dispositions du Code Général des Impôts, impose l’obligation de facturer lorsque :
- L’opération est réputée située en France ;
- Le fournisseur (ou prestataire) a donné mandat à son client installé dans un autre Etat européen d’auto-facturer pour lui ;
- L’opération est réalisée en France par un assujetti à la TVA mais dans un autre Etat membre où la taxe a été auto-liquidée.
DEUXIÈME ETAPE : BIENVENUE DANS L’UNIVERS DE LA FACTURE
Maintenant cette halte achevée, ton Koh-Lanta juridique peut débuter.
Ta facture doit être émise au jour de :
- La livraison du bien objet du contrat ;
- La réalisation effective de la prestation de service.
Mais elle peut être différée d’un mois maximum !
Une facture récapitulative est autorisée en présence d’opérations avec un même client intervenant de manière régulière au cours d’un même mois. Elle doit être établie au plus tard à la fin du mois et répondre à ces conditions :
- L’acheteur doit donner son accord ;
- Elle est justifiée par la fréquence et le faible montant des livraisons ;
- Un bon de livraison doit être délivré pour faire le rapprochement avec ladite facture.
Ta facture sera obligatoirement produite en double exemplaire, sur support papier ou par voie électronique.
Voici un récap des mentions obligatoires que tu devras faire figurer :
- La date d’émission ;
- Le numéro de la facture ;
- La date de la vente ou de la prestation de service ;
- Le nom / dénomination sociale et adresse du vendeur ou du prestataire :
La réglementation économique impose aux entreprises de faire apparaître leur numéro SIREN, leur numéro d’immatriculation au RCS, leur raison sociale, leur structure juridique et leur adresse (la réglementation fiscale n’exige que la mention de la raison sociale et de l’adresse du fournisseur). Ainsi, si le vendeur est une SARL, la dénomination sociale doit être précédée ou suivie immédiatement de la mention « société à responsabilité limitée » ou « SARL » ainsi que de l’énonciation du capital social.
S’agissant d’une société anonyme ou d’une société en nom collectif, la facture doit répondre aux mêmes exigences que pour une SARL mais avec les mentions adéquates. La facture doit également mentionner son numéro d’identification SIREN, la mention RCS suivie du nom de la ville du greffe d’immatriculation.
Si tu es auto-entrepreneur dispensé d’immatriculation, ton numéro SIREN doit être suivi immédiatement et lisiblement de la mention :
- pour le commerçant : «dispensé d’immatriculation en application de l’article L. 123-1-1 du Code de commerce»
- pour l’artisan : « dispensé d’immatriculation en application en application du V de l’article 19 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat »
- pour l’EIRL : il faut qu’apparaisse le nom du dirigeant (possibilité du nom d’usage) et le nom de fantaisie donné à l’entreprise précédés ou suivis de la mention « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou bien du signe EIRL ainsi que l’objet de l’activité à laquelle le patrimoine est affecté.
Si le siège de la société commerciale est à l’étranger, la facture doit mentionner sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro d’immatriculation dans l’Etat de son siège et si tel est le cas son état de liquidation.
- Le nom / dénomination sociale et adresse de l’acheteur ;
- Le numéro de TVA du vendeur ou du prestataire ;
- La dénomination précise des produits/services ;
- La quantité des produits / services ;
- Le prix unitaire hors taxe ;
- Le taux de TVA légalement applicable ;
- Toute réduction acquise à la date de la vente / prestation ;
- Le montant de la TVA à payer, et par taux d’imposition, total HT et taxe correspondante ;
Important :
En cas d’exonération de TVA, tu devras indiquer la référence à la disposition du CGI, à celle de la 6e directive ou encore à toute autre mention indiquant que l’opération bénéficie d’un tel régime (CGI ann. II art. 242 nonies).
Voici quelques exemples de mentions : « livraison intracommunautaire exonérée » ou « exonération article 262 ter, I CGI », « exportation exonérée » ou « exonération article 262, I CGI »… Cette exigence est purement fiscale !
S’agissant des opérations triangulaires bénéficiant de la mesure de simplification, tu devras indiquer la mention «application de l’article 141 de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006». Cette mention est d’ailleurs une condition formelle de mise en application de cette mesure.
En cas d’autoliquidation de la TVA par le preneur, tu devras indiquer une mention relative à l’autoliquidation : depuis le 1er janvier 2013, il n’est plus exigé qu’il soit fait référence à la directive TVA ou au CGI, la mention « autoliquidation » étant suffisante.
Si tu relèves d’un régime de TVA sur la marge, alors tu devras rajouter une mention relative à l’application de ce régime.
- Le numéro d’identification TVA du client ;
- La date du règlement ;
- Les conditions d’escompte ;
- Le taux des pénalités de retard ;
- Les indemnités pour frais de recouvrement ;
- La mention « autofacturation » est exigée sur le plan fiscal lorsque l’acquéreur des biens ou le preneur du service émet la facture à la place du fournisseur ou du prestataire.
Les autres mentions obligatoires :
Pour les ventes à distance, les factures doivent mentionner un délai de rétractation et ses modalités d’application ainsi que les garanties légales applicables à la vente.
Pour les prestations à des particuliers, la facture est obligatoire dès lors que le prix est supérieur à 25 € TTC.
L’exercice de certaines activités nécessite d’avoir souscrit un contrat d’assurance couvrant la responsabilité civile ou décennale de l’entreprise et impose des mentions obligatoires supplémentaires (sur les devis également) :
- L’assurance professionnelle souscrite au titre de l’exercice de l’activité
- Les coordonnées de l’assureur et du garant
- La couverture géographique du contrat de garantie
L’absence d’une des mentions obligatoires est punie d’une amende de 15 € par mention manquante et par facture, ce qui peut rapidement aboutir à une note salée !
Les délais de paiement : bon à savoir
D’après l’article L. 441-6 du Code de commerce, le délai de paiement de la facture ne peut pas excéder 60 jours. Exceptionnellement, un délai maximal de 45 jours fin de mois à compter de l’émission peut être décidé. Toutefois, il doit être expressément stipulé dans le contrat et ne pas être constitutif d’un abus manifeste à l’égard du créancier. Dans le domaine des denrées périssables par exemple, le délai est de 30 jours.
Le non-respect des délais de paiement est sanctionné d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une société.
TROISIEME ETAPE : QUELQUES CONSEILS DE SURVIE
TA FACTURE TU CONTRÔLERAS
La facture traduit l’existence d’obligations entre deux ou plusieurs personnes. Ces obligations se prescrivent par cinq ans. Dans certains domaines, cette durée de vie peut être écourtée ou allongée.
Au-delà de ce délai, tu ne pourras plus contester devant le juge.
TA FACTURE TU CONSERVERAS
La facture en original doit être conservée par les parties pendant 3 ans à compter de la facturation, qu’elle ait été établie par voie électronique ou papier.
Cette obligation ne doit pas être confondue avec l’obligation décennale de conservation des livres comptables et documents commerciaux de 10 ans ni avec le droit de communication de l’administration fiscale de 6 ans.
Nous te recommandons de conserver ta facture pendant 10 ans.
Le lieu de stockage est librement déterminable même hors de France dès lors que les autorités fiscales en ont été avisées. En présence de plusieurs établissements, il est possible de centraliser les factures en un même lieu.
Les entreprises qui créent et conservent sous forme électronique des factures transmises sur support papier sont dispensées de conserver sous forme papier le double de celles transmises.
TA FACTURE TU REMPLACERAS
En cas d’erreur formelle ou de remise postérieure à l’émission, il te suffit de produire une nouvelle facture en remplacement de l’ancienne ou d’adresser une note d’avoir faisant référence à cette dernière.
TA FACTURE POINT TU N’OUBLIERAS
La non-émission d’une facture constitue un délit. En cas d’omission du vendeur, l’acheteur peut réclamer la facture. Toutefois s’il n’y fait pas suite, il encourt une amende fiscale équivalente à 50 % du montant de la transaction. Les peines peuvent aller de 75 000 € pour défaut de facturation à 45 000 € en cas de mentions erronées ou de fausse facture hors récidive.
Satisfait de ton guide? Laisse un commentaire de manière à ce qu’il poursuive son activité.
Puis n’hésite pas à faire passer l’information parce que « le savoir c’est le pouvoir »
Merci à Quentin VANCON, stagiaire au service juridique de CAPEC pour la rédaction de cet article
