Ah les vacances …. Ça y est, c’est bientôt l’heure, tu boucles tes dernières affaires, tu t’empresses de payer tes dernières factures et de relancer des clients qui auraient oublié de t’envoyer leur chèque. Et après cela, direction la mer, le soleil, les destinations exotiques, ou peut-être la montagne pour certains.
En tout cas, quelle que soit ta destination, tu vas avoir des frais : hôtels, resto, parking, péage, essence, cadeaux pour les grands-parents… évidemment tu as pris sur toi la carte bleue de l’entreprise, c’est l’occasion de passer un maximum dessus pour réduire le résultat !
Voilà, je t’aurai offert quelques instants d’espoir et de rêve, revenons maintenant à la réalité, beaucoup moins paradisiaque, et profitons-en pour faire quelques rappels sur les règles en la matière.
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La règle : on ne déduit que des frais qui ont un caractère professionnel
Evidemment, les frais que tu engages peuvent être déductibles de ton résultat, s’ils respectent les conditions suivantes :
- Ils ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise: alors certes, les vacances sont importantes pour le chef d’entreprise car elles te permettent de te ressourcer et de revenir encore plus performant à la rentrée… mais cela ne suffira pas pour considérer que ton cocktail à Saint Tropez a été consommé dans l’intérêt de l’entreprise…
- Tu disposes des justificatifs nécessaires (facture, note de frais,…) : attention, un ticket de carte bleue n’est pas considéré comme un justificatif d’une dépense, mais uniquement comme le justificatif d’un moyen de paiement. Donc pense bien à toujours demander une facture lorsque tu effectues une dépense à caractère professionnel.
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Les frais de déplacement
Dès lors que les conditions vues précédemment sont respectées, tes frais de déplacement sont déductibles du résultat : cela est donc valable pour les frais de péage, le parking, le train, l’avion…
Si tu utilises ton véhicule personnel, deux possibilités s’offrent à toi : te faire rembourser au réel, ou constater des indemnités kilométriques qui sont fonction des kilomètres parcourus : ce second schéma est le plus souvent utilisé.
Attention; ton mode de défraiement dépend de ton régime fiscal et de ton mode d’installation, tu ne peux pas faire ce qu’il te chante alors appelle ton expert-comptable… CAPEC de préférence !
Concernant la TVA, et sa déductibilité :
- Pour les transports de personne (train, avion, taxi,…) : la TVA n’est pas déductible
- Pour l’ensemble des frais afférents à un véhicule de tourisme (location, entretien) : la TVA n’est pas déductible
- Pour les frais de péage : la TVA est déductible ; attention cependant à bien compléter le verso du ticket délivré.
- Pour l’essence : la TVA n’est pas déductible
- Pour le gazoil : la TVA est déductible à 100% (pour les utilitaires) ou 80% (pour les véhicules de tourisme)
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Les frais d’hébergement et de restauration
Concernant les nuits d’hôtel :
- Ces dépenses sont déductibles de ton résultat ;
- Toutefois concernant la TVA, tu ne pourras pas la déduire si la dépense concerne un salarié ou toi-même ;
- En revanche si tu as réglé une nuit d’hôtel pour un tiers (client, fournisseur, formateur,…), la TVA sera dans ce cas déductible ; attention toutefois à toujours garder à l’esprit que l’invitation doit avoir un intérêt pour l’entreprise.
Concernant les frais de restauration :
- Si ton repas est un repas d’affaires (fournisseur, prescripteur, partenaire, client…) tu pourras déduire la dépense de ton résultat, et la TVA sera également déductible : attention cependant à bien indiquer le nom des participants sur la facture.
- Les frais de repas personnels du dirigeant : ils ne sont déductibles que pour les entrepreneurs individuels et les gérants d’EURL à l’IR, sous condition, et en principe plafonnés dans leur montant ; pour être sûr de ton coup, parles-en à ton expert-comptable pour te préciser les modalités.
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Mais aussi…
Les frais d’habillement : je t’arrête tout de suite, nous ne déduirons pas ton maillot de bain du résultat de l’entreprise ; la règle est simple : hormis les vêtements qui sont obligatoires pour l’activité (blouses de protection, chaussures de chantier,…), les frais d’habillement ne sont jamais déductibles du résultat. Il en est donc de même concernant la TVA.
Les cadeaux : une fois encore, l’élément déterminant dans l’analyse portera sur l’intérêt direct du cadeau pour l’entreprise ; la jurisprudence est abondante sur le sujet, et il faudra toujours rester très attentif quand tu t’engageras sur ce terrain-là ; pour faire simple : un intérêt commercial évident de faire un cadeau à un client ou à un partenaire, et un montant non excessif par rapport au volume d’affaires avec ce partenaire.
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En conclusion
Tu as compris que dans le cadre de ton activité, il est possible de déduire un certain nombre de dépenses dès lors qu’elles présentent un sens pour le développement de ton business.
Attention toutefois à bien pouvoir fournir des justificatifs pour l’ensemble de ces dépenses : l’administration fiscale se fait toujours un réel plaisir de venir contrôler ces opérations dont le caractère déductible peut être remis en question assez facilement.
Bref, profite de tes vacances pour faire un break, et surtout évite d’emporter la carte bleue de l’entreprise !