La Suggestion du chef

Le remboursement des frais kilométriques

indemnités kilométriques
Sarah MOREIRA
Ecrit par Sarah MOREIRA

Puis-je me rembourser les frais d’utilisation de mon véhicule perso utilisé pour les besoin de ma boîte ?

Tu débutes ton activité, et tes moyens financiers sont limités, alors pas question d’acheter ou de louer une voiture sur la boîte. Enfin ça c’est ce que ton expert-comptable te dit afin de ne pas trop charger la mule dès le départ !
Et je pense qu’il a raison… Toutefois tu vas bien devoir de déplacer pour ton activité, et donc tu vas te servir de ta voiture perso ! Donc cela te semble logique de passer ton carburant, ton entretien, … dans les charges de ton entreprise. Mais sache que non, tu ne peux pas faire tout ce que tu veux et il existe des règles fiscales à ce titre.
Je t’en dis plus tout de suite ! 

La méthode des indemnités kilométriques (=IK)

Le principe : tu te défraies tes kilomètres professionnels en appliquant le barème prévu à ce titre par l’administration fiscale.

Que comprend le barème ?

  • le coût d’achat du véhicule et de ses équipements (= son usure),
  • les frais de carburant
  • la prime d’assurance annuelle
  • les frais d’entretien (réparation, pneus, échappement, révision…)

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Que ne comprend pas le barème ?

  • Les frais de stationnement (parking…)
  • les frais de péages

Ces dépenses peuvent donc être payées ou remboursées par la société en plus des indemnités kilométriques.

Quel est ce barème ?

Le barème est publié chaque année par l’administration fiscale pour te permettre de calculer le montant des indemnités kilométriques à te verser. Clique ici pour consulter le barème

Il tient compte du nombre de chevaux fiscaux de ton véhicule et de la distance parcourue durant l’année civile pour effectuer tes kilomètres professionnels.

Qui peut percevoir des indemnités kilométriques ?

Fiscalement, seuls les dirigeants de société et les exploitants individuels BNC peuvent en bénéficier.
Attention, si tu es un « simple » associé de la société sans fonction officielle dans l’entreprise, alors pas d’IK possible !

Comment bénéficier des indemnités kilométriques ?

Pour en bénéficier plusieurs conditions doivent être remplies :

  • Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société, mais à ton nom.
  • Les kilomètres doivent être dûment justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres réalisés, nom des clients/fournisseurs/partenaires concernés par le déplacement. Idéalement il faut tenir un agenda recensant tous ces déplacements.
  • Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel.
  • Sont exclus : les trajets domicile-travail.

Quels sont les avantages des indemnités kilométriques ?

Si tu es en société, cela te permet de rouler en véhicule de tourisme et t’évite en général de payer la taxe sur les véhicules de société.

Les véhicules donnant lieu à des remboursements kilométriques supérieurs à 15 000 km par an sont soumis à cette taxe … mais un abattement général de 15 000 € s’applique sur le montant, ce qui en général dispense de cette taxe…

Quels sont les inconvénients des indemnités kilométriques ?

Le véhicule n’étant pas immatriculé au nom de la société, tous les frais engagés sur le véhicule (assurance, essence, réparations et entretien) ne peuvent pas être pris en charges par la société. C’est donc à toi de les payer !
Au-delà, il faudra être rigoureux et pouvoir justifier la réalité de tes kilomètres en cas de contrôle…

La méthode des frais réels

Cette méthode n’est donc autorisée que si tu es exploitant individuel exerçant une activité autre qu’une activité BNC : commerçants, artisans, agriculteurs !

Dans ce cas, tu pourras passer dans l’entreprise l’ensemble des dépenses engagées pour ton véhicule : assurance, carburant, entretien, loyer, amortissement, …

Attention !!! Si tu utilises ton véhicule à titre personnel, alors dans ce cas il faudra retraiter une partie de ces dépenses engagées à hauteur de ton utilisation personnelle !

Mais ne t’inquiète pas, ton expert-comptable se fera un plaisir de te rappeler cela en fin d’année au moment de l’établissement de ton bilan afin d’éviter tout risque de redressement pour toi !

Ensuite, si ton activité se développe fort, alors tu achèteras certainement un véhicule sur l’entreprise …

Et là je t’invite à te rapprocher de ton conseil car les règles varient en fonction que tu achètes un véhicule utilitaire ou un véhicule de tourisme ! Donc renseigne-toi bien en amont sur les impacts d’un tel investissement pour toi !

A propos de l'auteur

Sarah MOREIRA

Sarah MOREIRA

Conseillère d'entreprise à CAPEC, cabinet d'expertise-comptable, conseil et audit

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