La Suggestion du chef

Conservation des documents: que garder, que jeter ?

archivage documents comptables entreprises
Thomas CHARBONNIER

On avait traité le sujet en mars 2018 et en 2021, on se pose toujours les mêmes questions !

On te propose une actualisation de notre article, quelques rappels sont nécessaires.

Archivage : Etre bien organisé pour une bonne gestion de ton entreprise 

Tu as reçu ton kbis, tu as maintenant le feu vert pour commencer ton activité. En tant que dirigeant, tu as signé des contrats, préparé des factures, des bons de commande…

La loi oblige les entreprises à établir et conserver un grand nombre de documents liés à ton activité, tu vas donc devoir penser à trier, classer, archiver tes pièces justificatives…

On connaît bien les créateurs-repreneurs d’entreprises et on sait que la paperasse ce n’est pas toujours votre point fort alors suis nos conseils !

Sois organisé dès le départ dans ton classement et fais l’effort de t’y tenir, tu verras qu’au final tu gagneras beaucoup de temps !

Conservation des documents : des durées variables

A garder 3 ans :

  • Les déclarations en douane
  • Les feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapport du commissaire aux comptes

A garder 5 ans :

  • Les contrats et conventions conclu lors de relation commercial
  • Les relevés bancaires et talons de chèques
  • Les documents liés aux transports de marchandises
  • Les documents liés lié aux mouvements de titre et registre d’assemblée générale (5 après la fin de leur utilisation

A garder 6 ans :

  • Tout ce qui concernant les déclarations fiscales (impôts sur le revenu, sur les sociétés, TVA …)

A garder 10 ans :

  • Tous les documents comptables 
  • Livre et registre de comptes
  • Comptes annuels
  • Pièces justificatives (factures…)

A garder 30 ans :

  • Contrats liés à une acquisition ou cession immobilière

Attention, la non conservation de certains documents peut entraîner des sanctions financières (5 000 € d’amande pour les documents fiscaux par exemple)

Notre conseil : Fais des archives (boites) par année de tous tes documents et garde les 10 ans sans exception, tu es sûr de ne pas être embêté.

Pour plus de détails, je t’invite à te rendre sur le site des impôts en cliquant sur le lien suivant https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029 ou sur le Portail de l’Economie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics http://bit.ly/2F6WMnO 

Etre bien organisé te permettra de trouver tous les documents dont ton expert-comptable aura besoin pour te conseiller efficacement !

Si tu as des questions, n’hésite pas à prendre contact avec un expert-comptable CAPEC 03 80 48 11 11 ou par mail capec@capec.fr

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Thomas CHARBONNIER

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