Si tu es solopreneur (comprends par ce terme, un entrepreneur solo), tu as de multiples casquettes, certaines sont plus faciles à porter que d’autres.
Ça y est, tes démarches d’immatriculation sont faites, tu as reçu ton numéro SIRET, tu peux commencer à évoluer dans le monde merveilleux de l’entreprenariat ?
Ton idée est fantastique, tu vas pouvoir apporter plein de choses à plein de gens grâce à ton entreprise, tu as bien fait de te lancer.
Puis arrivent les premiers courriers administratifs… puis d’autres… puis des demandes urgentes, puis l’URSSAF, les impôts, la banque, le comptable…. Tu es submergé ?!
En quelques semaines, tu t’es laissé submerger par la « vague administrative », à savoir toutes les demandes liées à une entreprise (que l’on soit solo ou non).
Par exemple, tu dois déclarer ta TVA, mais pour le faire il te faut tes factures d’achat (qui ne sont pas toutes imprimées, ou même gardées) …
De surcroît, ta trésorerie commence à baisser. Oui, lorsqu’on n’a pas le temps d’éditer et d’envoyer les factures aux clients, ils ne règlent pas. CQFD!
Mais comment faire pour se dégager du temps lorsqu’on est solopreneur ?
En tant que solopreneur, on est seul pour gérer la prospection, la vente, la commercialisation, la comptabilité, etc.
Une bonne organisation de ton entreprise est nécessaire, ne pas hésiter à te faire accompagner
Pense à déléguer les tâches les plus chronophages, à des personnes pour qui l’administratif (par exemple) est le métier.
En ce qui me concerne, étant secrétaire indépendante, j’accompagne régulièrement des solopreneurs, je les aide principalement à préparer leur fin de mois. Cela ne me prend que 2 à 3h par mois, là où cela leur prendrait plus longtemps (oui c’est mon métier et non le leur). Cliquez ici pour en savoir plus
Néanmoins, je sais qu’en tant que solopreneur, tu as du mal à déléguer, alors il faut savoir s’organiser !
Organisation : les bonnes pratiques
Je suis disponible pour mettre en place une telle organisation, si tu veux des infos c’est par ici
Tout d’abord, il faut t’obliger à bloquer du temps pour l’administratif. Un lapse de temps de deux heures par semaine me parait idéal pour un solopreneur. Tu peux privilégier le vendredi après-midi, afin de clôturer la semaine.
Pendant ces deux heures, il va falloir répartir les tâches.
Dans l’ensemble, voici les tâches administratives que peut avoir à faire un solopreneur :
- Préparer et envoyer des devis
- Préparer et envoyer des factures
- Vérifier les règlements de ces factures et le cas échéant les relancer
- Préparer la fin de mois pour le comptable (répertorier toutes les factures d’achat et de vente pour le cabinet comptable en vue de l’établissement des déclarations obligatoires et du bilan de fin d’exercice)
- Régler les fournisseurs
Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et ne contient pas toutes les tâches liées au marketing, communication et prospection qui sont elles aussi nombreuses !
5 conseils afin de t’organiser dans ton administratif
- Préparer la fin de mois
Tout au long de ta semaine de travail, oblige-toi à mettre toutes tes factures d’achat (restaurant, carburant, achat en tout genre) à un seul et même endroit. Une bannette, une boite, un tiroir spécialement dédié à cela peut très bien faire l’affaire.
Ensuite, vers le 10 de chaque mois, tu vides la bannette-tiroir-boite de son contenu (à savoir les factures d’achat) que tu peux, soit trier, soit donner dans une pochette à ton comptable qui se chargera du tri (tout dépend de ce qui est convenu à l’avance avec ton cabinet comptable). - Vérifier les règlements clients
Lorsque tu déposes des règlements en banque (chèques, espèces) il faut bien penser, soit à faire une copie des chèques (ou les prendre en photo avec ton portable tout simplement), soit à noter quelque part (pas sur un post-it volant ?) à qui et à quelle facture correspondent ces règlements - Etablir les devis
Pour moi, les devis doivent être établis très rapidement après la demande des clients, il faut faire preuve de réactivité, surtout lorsqu’on est solopreneur. Donc, si cela est possible, consacrer la dernière demi-heure de chaque journée à l’édition et à l’envoi des devis. - Etablir les factures
Quant aux factures, elles peuvent être faites une fois par semaine ou par mois selon l’activité. Si tu peux les faire en une seule fois, plutôt qu’un peu chaque jour, c’est le mieux.
Lorsqu’arrivent les 2 heures d’administratif prévues, tu n’as plus qu’à vérifier sur ton relevé de comptes le règlement de tes clients, et tout de suite noter sur ton logiciel (ou tout autre support) que ces factures sont réglées. - Régler les fournisseurs
Pour les règlements fournisseurs, tu inscris sur chaque facture que tu payes, la date et le mode de règlement.
Te voilà prêt à travailler sans craindre l’administratif !
Tu as su t’organiser, et tu peux te consacrer pleinement à ton cœur de métier.
Je me permets de te conseiller tout de même la présence d’une secrétaire – assistante indépendante, celle-ci peut se déplacer dans les locaux de l’entreprise ou travaille de chez elle, quelques heures par semaine ou par mois selon le besoin, et selon un taux horaire défini à l’avance.
C’est un véritable avantage pour un solopreneur qui ne peut pas, ou ne veut pas, embaucher une personne à mi-temps ou à plein temps, pense à externaliser cette partie.
Merci à Sophie BOSSON, dirigeante de SB SECRETARIAT pour cet éclairage très intéressant !